Problembehandlung

Fehlermeldung bzgl. SPF-Records beim Versand von Systememails.

E-Mails aus LimouWEB versenden wir von einem unserer Server und „maskieren“ diese mit der E-Mailadresse des LimouWEB-Nutzers.
U.a. auch, damit Antworten auf diese E-Mails direkt bei Ihnen ankommen.
Dieser Weg hat viele Jahre einwandfrei funktioniert.
Leider missbrauchen die Versender von Spam-Nachrichten immer stärker diese Technologie für Ihre Zwecke.
Die Anbieter von E-Maildienstleistungen reagieren auf diesen Missbrauch. In der ersten Stufe werden E-Mails, die mit dieser Technologie versendet wurden, in diesem Fall vom Spamfilter abgefangen. Dieses Problem lässt sich oft durch Änderungen der Einstellungen des Spamfilters noch lösen.
Mittlerweile erreichen uns vermehrt Meldungen, dass einige E-Maildienstleister die Annahme dieser E-Mails grundsätzlich ablehnen.
In den entsprechenden Fehlermeldungen finden sich oft Begriffe wie „spf check“ oder „spf record“.
Die Systeme dieser E-Mailanbieter erkennen in diesem Fall, dass die E-Mailadresse und der versendende Server nicht zusammengehören und vermuten eine Spammail.

Informationen, was genau der spf-Record ist, finden Sie z.B. hier: 

Lösungsweg

Die IP-Adressen unserer Server müssen im SPF-Record des E-Mailproviders hinterlegt werden Auf diesem Weg wird unser Server autorisiert, E-Mails mit der Absenderadresse zu versenden. Nach unseren Erfahrungen funktioniert dies in den meisten Fällen, es kommt aber gelegentlich auch zu Ausnahmen. Leider ist der Prozess für die Hinterlegung der IP-Adressen etwas komplizierter und auch bei jedem E-Mailprovider etwas anders geregelt, weswegen wir hier keine allgemeingültige Anleitung zur Verfügung stellen können. Hier ein Beispiel, wie der Anbieter Ionos diesen Prozess beschreibt: https://www.ionos.de/hilfe/domains/mailserver-und-verwandte-records-konfigurieren/spam-versand-vermeiden-mit-SPF-record/ 
Ggf. hilft die Suche nach dem richtigen Prozesse bei Ihrem E-Mailprovider über Google.

Die IP-Adressen

2S versendet E-Mails über verschiedene Server, weshalb es leider nicht möglich ist, eine allgemeingültige Liste der IP-Adressen zur Verfügung zu stellen.
Jeder LimouWEB-Nutzer kann mit wenig Aufwand aber selbst feststellen, welche IP-Adressen im SPF-Record zu hinterlegen sind.
Bitte folgen Sie diesen Schritten:

  1. Generieren Sie über die E-Mailfunktion in LimouWEB eine E-Mail, z.B. eine Auftragsbestätigung für den Kunden.
  2. Tragen sie im Feld „Empfänger“ Ihre eigene E-Mailadresse ein, damit Sie diese E-Mail selbst empfangen können.
  3. Senden Sie die E-Mail an sich selbst.

Nach dem Empfang der E-Mail können Sie mit Hilfe Ihres E-Mailprogramms die IP-Adressen des Servers auslesen, über welche die E-Mail von LimouWEB versendet wird.
Nachfolgend wird dieser Prozess am Beispiel von Outlook erläutert.
Verwenden Sie ein anderes E-Mailprogramm, suchen Sie bitte bei Google nach „E-Mail Header Informationen auslesen“ in Verbindung mit Ihrem E-Mailprogramm.

Im Bild links sehen Sie das Beispiel der Suche für „Thunderbird“.

Öffnen Sie die E-Mail in Outlook und klicken sie auf „Datei“ oben links.

Klicken Sie auf „Eigenschaften“.

In dem sich öffnenden Fenster ist das untere Viertel mit der Bezeichnung „Internetkopfzeilen“ interessant.
Klicken Sie in das Feld mit dem Text (Return-Path:….) und markieren Sie den gesamten Inhalt über die Tastenkombination STRG+A

Return-Path: <info@2s-info-media.de>
Delivered-To: <info@2s-info-media.de>
Received: from imap.mailserver.com
by imap.mailserver.com (Dovecot) with LMTP id Y/abO018/2MNnbvCXYas
for <info@2s-info-media.de>; Wed, 01 Mar 2023 12:32:22 +0100
Received: from snoopy.server.com (snoopy.mail.com [21X.XXX.X.X7])
(using TLSv1.2 with cipher QWERT-ZUI-UIO123-AAA-BBB0815 (256/256 bits))
(No client certificate requested)
by imap.mailserver.com (Postfix) with ESMTPS id 1Y22334455C
for <info@2s-info-media.de>; Wed, 1 Mar 2023 12:32:22 +0100 (CET)
Received: from snoopy.server.com ( [19X.XXX.XX.2]) by snoopy.server.com
(Reddoxx engine) with SMTP id 55RTZ675HgTTT; Wed, 1 Mar 2023 12:32:20 +0100
Received: from snoopy (localhost [1XX.XX.XXX.XXX])
by snoopy.server.com (Postfix) with ESMTP id G123R456T
for <info@2s-info-media.de>; Wed, 1 Mar 2023 12:32:19 +0100 (CET)
Date: Wed, 1 Mar 2023 12:32:19 +0100 (CET)
From: info@2s-info-media.de
To: info@2s-info-media.de
Message-ID: <WrdlBrnft#Watschgebn>
Subject: LimouERP StatusMail: ONLOC (Fahrzeug vor Ort) | Ref./PO: 2151 |
Projekt: | Fahrauftrag: 1741
MIME-Version: 1.0
Content-Type: text/html; charset=utf-8
Content-Transfer-Encoding: quoted-printable

Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage in ein Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word) ein (STRG+V).
In diesem Text finden sie an den Markierten Stellen zwei IP-Adressen.

Dies sind die IP-Adressen, die Sie im SPF-Record Ihres E-Mailproviders hinterlegen müssen.