Fahrauftrag erstellen
Auf den Menüpunkt „Neuer Fahrauftrag“ klicken.
Auf „Erstellen“ klicken.
Fahrauftragsdaten erfassen
Tourdaten
Tourdaten erfassen:
- Datum:
Pickupdatum
Vorbelegt ist das Erstelldatum. - Kunde:
wählbar aus der Kundenliste. - Besteller
In Dropdown-Menü wählbar.
Zur Auswahl stehen die beim Kunde hinterlegten Ansprechpartner. - Referenznummer:
Freitext z.B. Auftragsnummer eines Partners, eines Events o.ä. . - PAX:
Anzahl der Fahrgäste eingeben. - Kategorie
In Dropdown-Menü wählbar. - Pickup:
Die Pickupzeit wird im Ablaufplan erfasst/bearbeitet. - Dropoff:
Die Dropoffzeit wird im Ablaufplan erfasst/bearbeitet. - Auftragart:
In Dropdown-Menü wählbar.
Zur Auswahl stehen „Stundenbuchung“ und „Transfer“.
Vorbelegt ist „Transfer“. - Fahrzeug:
In Dropdown-Menü wählbar. - Fahrer:
In Dropdown-Menü wählbar. - Anzahl der Gepäckstücke
eintragen. - Partner:
In Dropdown-Menü wählbar.
Vorbelegt ist der Besitzer des Systems. - Preis Zusatzstunde
Preis für die Zusatzstunde kann hier eingegeben werden.
Der Wert wird nicht automatisch befüllt. - Auftragsstatus
Vorbelegt ist der Status „Planung“.
- Partnerstatus
Der aktuelle Partnerstatus wird in diesem Feld angezeigt. - Fahrerstatus
Die Infozeile wird erst nach Fahrerzuordnung und Speichern sichtbar.
Fahraufträge an Partner senden
Der „Fahrauftrag senden“ Button ist nur bei vernetzten Partnern sichtbar die eine Transfer ID haben und diese auch in den Stammdaten in der Adressverwaltung hinterlegt wurde.
Der Button „Fahrauftrag senden“ wird für den Benutzer erst dann sichtbar, wenn im Fahrauftrag ein vernetzter LimouWEB/LimouERP Partner ausgewählt wurde.
Über den Knopf „Senden“ bestätigen.
Dann wird der Fahrauftrag über den Transferbereich an den Partner übermittelt.
Funktionen
Speichern
Fahrauftragsdaten speichern.
Speichern und Schließen
Fahrauftragsdaten werden gespeichert und der Fahrauftrag geschlossen.
Kopieren:
Erstellt eine Kopie dieses Fahrauftrages (Gleicher Kunde, gleicher Tag, gleiche Daten).
Externe Dokumente und Abholschilder müssen neu hochgeladen werden.
Flugprüfung muss erneut durchgeführt werden.
E-Mail:
Der Button „E-Mail“ öffnet ein Auswahlmenü aus verschiedenen E-Mail Vorlagen wie z.B.:
- Auftragsbestätigung an Kunden
- Fahrauftrag an Fahrer
- Verfügbarkeitsanfrage an Partner
Preise drucken
Sollen Preise in der E-Mail angezeigt werden, muss „Ja“ ausgewählt werden.
Vorbelegt ist „Nein“.
Ablaufplan
Flugnummer:
Nummer des Fluges bei Airporttransfers eingeben.
Zur Prüfung der Flugnummer ein Leerzeichen zwischen dem Airlinekürzel (z.B. „LH“) und der Nummer des Fluges (z.B. „829“) LH 829 einfügen.
Die Flugprüfung wird durch drücken der „ENTER“ Taste durchgeführt, so lange sich der Cursor im Feld „Flug Nr.“ befindet.
Auf „Übernehmen“ klicken.
Die geprüften Flüge werden in der Auftragsliste/Übersicht grün abgebildet
und die Ungeprüften rot.
Uhrzeit:
Startzeit Pickup
Ankunftzeit Dropoff (wird über „Route berechnen“ ermittelt).
Standard bei der Anlage eines Auftrages ist, dass es einen Pickup und einen Dropoff gibt.
Weitere Stops/Zwischenziele können hinzugefügt werden.
Adresse:
Für die Ermittlung der GPS-Koordinaten relevante Adressdaten (Straße, PLZ, Ort, Land).
Geben Sie einen Suchbegriff wie z.B. „Hotel vier Jahreszeiten“ oder „Flughafen Frankfurt“ in das Feld in der Spalte „Adresse“ ein und drücken die „ENTER“ Taste.
Die Ermittlung der GPS Koordinaten erfolgt mit Hilfe von Google Maps.
Bezeichnung:
Bezeichnung des Start-/Zielpunktes dieses Fahrauftrages (kein Einfluss auf die Routenberechnung).
Art:
Beschreibt die Art des Start- bzw. Zielpunktes.
Zur Auswahl stehen:
- Ort
- Flughafen
- Bahnhof
Hierbei handelt es sich um eine einfache Kalkulation über Google, ohne Berücksichtigung von Verkehr oder Rush-hour Informationen.
POI – Point of Interest auswählen
Im Fahrauftrag bei Pickup/Dropoff auf den Button „Pickup“ oder auf „Dropoff“ klicken.
Auf das Symbol mit dem Pfeil klicken und das gewünschte Ziel übernehmen
POI – Point of Interest hinzufügen
POI´s sind aus dem Fahrauftrag, über das blaue Häkchen „Point of Interest hinzufügen“, speicherbar .
- Adresse eingeben, mit der Enter bestätigen
- links auf das blaue Häkchen klicken
Eigene Bezeichnung und Matchcode eintragen.
Weitere Stops/Zwischenziele können über den grünen Buttton hinzugefügt werden 
Pickup und Dropoff werden über den blauen Pfeil 
getauscht.
Über den Button „Point of Interest“ wird die Adresse als Zwischenstop eingefügt.
Position löschen
Position hoch oder runter verschieben
Weitere Infos finden Sie unter diesem Link.
Route
Zeigt die geplante Route für diese Buchung an.
Fahrgäste
Fahrgastdaten
Jeder Fahrgast wird mit den betreffenden Daten (Mobilnummer/Hinweis) in einer separaten Zeile der Fahrgastliste erfasst.
Die eingetragenen Hinweise dienen nur zur internen Information und werden nicht in der Fahrerapp angezeigt.
Kosten
Artikel
Position über Artikelauswahl hinzufügen
Artikelliste
Artikel auswählen und auf das Symbol mit dem blauen Pfeil klicken und den Artikel übernehmen.
Über „Hinzufügen“ können manuelle Positionen in die Kostenliste hinzugefügt werden.
- Beschreibung , Menge, Einzelpreis eingeben
- Mehrwertsteuersatz auswählen
Die manuell eingetragene Position kann über das blaue Häkchen direkt als Artikel gespeichert werden.
Die Artikelnummern sind fortlaufend und werden automatisch vergeben.
Der neue Artikel 953 wird dirket über den Fahrauftrag gespeichert.
VORTEIL: Der User muss nicht erst alle Preise im Artikelstamm anlegen.
Bekommt ein Kunde z.B. einen Spezialpreis, dann kann dieser direkt im Arbeitsvorgang abgespeichert und bei der nächsten Buchung über den Artikelstamm ausgewählt werden. Das Suchen nach Preisen in vergangenen Buchungen entfällt.
Entfernen
Über den Button „Entfernen“ können Positionen (Zeile) aus der Kostenliste gelöscht werden.
Rabatt
Den Rabattwert in Prozent eingeben.
Hinweise
Auf den Button „Hinzufügen“ klicken und den gewünschten Text in das Feld „Bemerkungen“ eingeben.
Durch Auswahl der Häkchen werden die Empfänger dieser Hinweise festgelegt.
- K (Kunde)
- I (Intern)
- F (Fahrer)
über den Button „Entfernen“ werden Bemerkungen aus der Hinweisliste gelöscht.
Dokumente
Externe Dokumente im PDF-Format hinterlegen/hochladen.
Auf den Button „Hinzufügen“ klicken.
Auf „Durchsuchen“ klicken und die gewünschte Datei mit einem Doppelklick übernehmen.
Datei hochladen und den Upload mit „Speichern“ bestätigen.
Abholschild
Auf den Buttton „Abholschild“ klicken
Die Namen werden aus der Fahrgastliste übernommen.
Das Abholschild ist editierbar.
Danach auf „Erzeugen“ klicken.
Das Dokument Abholschild wird automatisch mit der Fahrauftragsnummer gespeichert.
Fahrauftrag
Dokument Fahrauftrag
Auf den Button „Fahrauftrag“ klicken.
Es wird eine PDF-Datei erzeugt.
Benachrichtigungen
Es können E-Mailadressen für den Empfang der Fahrerstatus hinzugefügt werden.
- CARSTART
- ONLOC
- POB
- DROP
Über den Button „Entfernen“ werden die E-mail Empfänger gelöscht.
Status
Auszug aus der Status Historie
Angezeigt werden:
- Anlegedatum und Daten
- Änderungen der Auftragsdaten
- Bestätigungen von Partnern
- Fahrerstatus
- Hinweise (die der Fahrer eingibt)
- Kilometerstände (die der Fahrer eingibt)
- Infos zum Versand der Auftragsbezogenen E-Mails die der Benutzer versendet z.B:
- Auftragsbestätigung an Kunde
- Fahrauftrag an Fahrer
- Verfügbarkeitsanfrage an Partner(Lieferant)
Über den orangenen Button „Bearbeiten“ können die Fahrerstatus bearbeitet werden.
Alle Eingaben/Änderungen mit „Speichern“ oder „Speichern und Schließen“ bestätigen.
Cancel Kosten
Sobald bei einem Fahrauftrag der Status „Cancel 25%“ – „Cancel 100%“ ausgewählt wurde,
wird im Bereich Kosten der Button „Cancel Kosten“ sichtbar.
Stornokosten werden automatisch errechnet und in die Abrechnung übernommen.
Klicken Sie auf den Button „Cancel Kosten“
Klicken Sie auf den Button „Stornieren“.
Klicken Sie auf den Menüpunkt „Abrechnung“.
Das Häkchen beim Fahrauftrag setzen
Auf den Button „Rechnung erstellen“ klicken
